Место, где умирают дела: почему надо отказаться от органайзеров

Место, где умирают дела: почему надо отказаться от органайзеров

Чем заменить самый популярный — и весьма непродуктивный — инструмент управления временем, объясняет Стефани Возза.

Почти две трети профессионалов составляют списки текущих дел, но 41% задач из этих списков так и не доводятся до конца, показывает исследование фирмы iDoneThis, которая разрабатывает софт для отслеживания проектной работы. И больше половины людей заносят задачи в список в тот же день, когда они должны их сделать.

Списки дел популярны, но они могут подложить мину под ваши успехи, говорит Кевин Круз, автор книги 15 Secrets Successful People Know About Time Management. «Вы же не думаете, что Ричард Брэнсон и Билл Гейтс составляют длинные списки задач и расставляют там приоритеты — A1, A2, B1, B2 и т.д.? — спрашивает он. — Список дел — это место, где важные дела умирают».

В поисках лучших образцов производительности и тайм-менеджмента Круз опросил больше двухсот миллиардеров, олимпийских чемпионов, студентов-отличников и предпринимателей. «Ни один из них не пользуется списками дел», — говорит он.

Дело в том, что у этих списков есть три проблемы:

1. Они не учитывают время. Когда у человека есть длинный список задач, он склонен браться за те, которые можно сделать быстро, за несколько минут, а более трудоемкие дела так и не выполняются.

2. Они не помогают отделять срочные задачи от важных. В списках дел нет временных ограничений, и поэтому важные вещи часто пропускаются: мы боремся с самыми срочными проблемами в ущерб самым серьезным.

3. Они добавляют стресса. Мы помним, что у нас есть незаконченные дела, и они начинают вызывать неконтролируемые, навязчивые мысли. Чем больше в списке несделанных дел, тем выше риск бессонницы, говорит Круз.

Чем их заменить

Круз обнаружил, что большинство высокоэффективных людей живут и работают, опираясь на календарь. Вот три практики, которые превращают календарь в эффективный график дня:

1. Прописывайте время для самых важных вещей. Не позволяйте календарю наполняться случайным образом, берясь за любую задачу, которая вам попадается. «Проясните свои приоритеты в жизни и в карьере и выделяйте на эти дела отрезки времени, которые станут для вас священными», — советует Круз.

Например, можно запланировать два часа каждое утро на работу над стратегическим планом или над каким-то проектом, который позволит вам заметно продвинуться. На это время отключитесь от почты, переведите телефон в «режим полета» и добивайтесь максимальной продуктивности.

В календаре также должны быть прописаны отрезки времени на упражнения, ужины с семьей и другие занятия, которые соответствуют вашим ключевым жизненным ценностям. Круз также советует специально выделять время на менее важные дела — просто то, чем вам нравится заниматься. Главное — прописать четкое количество часов и даже минут, которое будет на эти занятия уходить.

2. Планируйте, исходя из 15-минутных блоков. В большинстве календарей на встречу или задачу по умолчанию отводится 30 минут, но Круз рекомендует поменять это значение на 15 минут и стараться точнее предугадать, сколько времени займет эта задача. «Ультрапродуктивные люди тратят ровно столько времени, сколько необходимо, — говорит он. — CEO Yahoo Марисса Майер может запланировать совещание всего на 5 минут. Когда вы мыслите 15-минутными блоками, за день можно успеть сделать больше дел — это получается просто автоматически».

3. Планируйте все. Не надо проверять почту каждые несколько минут: запланируйте обрабатывать ее три раза в день, и не чаще, говорит Круз. Не заносите пункт «позвонить сестре» в список дел — занесите его в календарь. «А еще лучше — выделите определенный отрезок времени каждый день на звонки важным для вас людям».

То, что запланировано на конкретное время, исполняется с большей вероятностью. «Когда вы вынуждены выбирать конкретный день и время, вы начинаете доводить самые важные дела до конца на более систематической основе, а ваш уровень стресса снижается», — говорит Круз.

Он признает, что заранее бывает непросто определить, как много времени отнимет та или иная задача, но со временем становится проще придерживаться графика. Он также рекомендует планировать некое «буферное» время — например, отводить на ланч больше времени, чем он обычно занимает, или отводить сколько-то времени в конце дня на то, чтобы подвести итоги. 

 

Источник

 

Фильмы

Название: Молодой Мессия Оригинальное название: The Young Messiah Год выхода: 2016 Жанр: драма Режиссер: Сайрус Наурасте В ролях: Адам Гривз-Нил, Шон Бин, Сара Лаззаро, Винсент Уолш, Финн Айрлэнд, Кристиан МакКэй, Агни Скотт, Луис Эллингтон, Джейн Лапотэйр, Рори Кинэн Выпущено: США Продолжительность: 01:50:41 Описание: Фильм рассказывает историю Иисуса Христа в возрасте семи лет, как он и его

Название: Серфер души Оригинальное название: Soul Surfer Год: 2011 Страна: США Слоган: «When you come back from a loss, beat the odds, and never say never, you find a champion.» Режиссер: Шон МакНамара Жанр: Драмы, Спортивные Время: 01:46:26 Доп. язык озвучки: Английский В главных ролях: Анна-София Робб, Хелен Хант, Деннис Куэйд, Лоррэйн Николсон, Кевин Сорбо,Кэрри

Название: Ложь во спасение Оригинальное название: Good Lie Страна: Кения, США, Индия Жанр: Драма Режиссер: Филипп Фалардо Актеры: Риз Уизерспуун, Арнольд Окенг, Хер Дуани, Эаммануэль Джал, Кори Столл и др. Продолжительность: 1:50 Описание: Фильм «Ложь во спасение» (The Good Lie) расскажет об Африке, которую мы не знаем. Как живет народ этого континента когда, то там, то

Название: Странная жизнь Тимоти Грина Оригинальное название: The Odd Life of Timothy Green Слоган: «He’s a force of nature.» Страна: США Жанр: фэнтези, драма, комедия Год: 2012 Режиссер: Питер Хеджес В ролях: Дженнифер Гарнер, Джоэл Эдгертон, С.Дж. Адамс, Одейя Раш, Шохре Агдашлу, Розмари ДеУитт, Дэвид Морс, М. Эммет Уолш, Лоис Смит, Лин-Мануэль Миранда, Дайэнн Уист,

Книги

В наше трудное и смутное время слишком просто упустить из вида фундаментальное понятие о том, что значит быть мужчиной и что значит быть женщиной…

Читать
7 745

Австралийский иллюстратор Тоби Моррис создал комикс, который напоминает нам, что не каждый человек в этой жизни имеет те же возможности, что и мы. Это история о двух людях, родившихся в разных семьях, и о том, какую роль их близкие играют в их судьбе.

Читать
8 829

Описание: Девятилетний Бруно — веселый немецкий мальчик, который беззаботно живет в Берлине во время Второй мировой войны. Когда его отца — высокопоставленного офицера Вермахта — переводят на новое место, семья переезжает из столицы в провинцию, и Бруно достаточно быстро находит себе друга со смешным именем Шмуэль. Тот…

Читать
2 491

ЧИТАТЬ КНИГУ: Пять языков любви

Новая версия мегабестселлера, который уже стал классикой! «Эта книга вышла в свет благодаря стечению нескольких обстоятельств. Во-первых, на меня произвел большое впечатление горячий отклик молодых людей, которые, прочитав «Пять языков любви» для супругов, уговаривали меня написать подробную книгу для незамужних и неженатых. Поверьте, без их поддержки я бы никогда не решился на этот труд! Во-вторых…

Читать
5 429